FARMAENLACE CÍA. LTDA. es una empresa que se dedica a la distribución de productos farmacéuticos mediante las cadenas de farmacias Medicity, Económicas y Punto Natural, a nivel nacional en el Ecuador, quienes tras adquirir un paquete de licenciamiento de Office 365, no estaban sacando el 100% de provecho a las herramientas disponibles en Microsoft Office 365. Después de un proyecto de adopción y gestion de cambio , optimizaron varios de sus procesos e incrementaron el uso de la herramienta a nivel administrativo.

Farmaenlace es una empresa que se dedica a la distribución de medicamentos mediante las farmacias: Económicas, Medicity, y Punto Natural ubicadas en todo Ecuador. Su Matriz cuenta con más de 300 colaboradores, y en sus puntos de venta, emplea más de 2.800 trabajadores.

En una entrevista a un colaborador de Farmaenlace, se nos expresó que, aunque Farmaenlace se caracteriza por ser una empresa a la vanguardia tecnológica y que se preocupa por automatizar los procesos, aún contaban con ciertas oportunidades de mejora en cuanto a algunos procesos de apoyo manuales hechos en hojas y formatos impresos. La comunicación la manejaban por correo electrónico y la colaboración en documentación en línea, prácticamente, no existía.

Adopción Office 365

La implementación de Office 365 se llevó a cabo en los primeros meses de 2018. Esta fue la primera experiencia diferenciada de Farmaenlace con los aplicativos de Office 365 ya que, aunque tenían algunos años con el licenciamiento de Microsoft aún no estaban familiarizados con las soluciones de la plataforma, ni las estaban explotando como podrían hacerlo. En Farmaenlace sabían que había muchos recursos en Office 365 que podrían ayudarlos a ser más productivos, pero no los utilizaban al 100%. El emprendimiento empezó por iniciativa del actual Vicepresidente Ejecutivo de Farmaenlace para ponerlos en la vanguardia de la tecnología y hacer un uso inteligente de las soluciones que habían adquirido. 

Cuando dieron inicio a este proyecto de transformación digital en febrero de 2018, se definieron tres objetivos para la adopción: 

• Mejorar la colaboración y la comunicación interna de la organización;
• Mantener protegidos los datos de la empresa;
• Optimizar la asignación de licenciamiento de acuerdo al perfil de cada usuario. 

Pero antes de arrancar el proceso, el equipo de Cloud 360 propuso a Farmaenlace realizar una evaluación de los usuarios para saber cómo utilizaban las aplicaciones de Office 365 y cómo podrían sacar mejor provecho de ellas y mostrarles los miles de posibilidades que les brinda este paquete de soluciones Microsoft. En esta etapa también identificaron un inconveniente con el ancho de banda y todo lo que tenía que ver con seguridad en cuanto a Office 365, para que de esta manera pudiesen estructurar los próximos pasos de este proceso. De acuerdo con Christian Abata, Consultor de Tecnologías para Cloud 360, “cuando empezamos la adopción, el nivel de seguridad de Office 365 en Farmaenlace era bajo, apenas en 71 puntos; en agosto de 2018, su puntuación ya estaba en 217. Esto lo logramos por medio de capacitaciones con el equipo de redes, seguridad de la información y soporte técnico, habilitando junto a ellos los features necesarios para que de esta manera la seguridad creciera y fueran capaces de lidiar con cualquier problema puntual sin el soporte del partner”.

El cronograma establecido fue muy objetivo y seguido minuciosamente durante los seis meses que duró el proceso. Para Farmaenlace, “cuando se dio inicio al proyecto de adopción de Office 365, nos reunimos y empezamos a discutir el proceso, y nos vimos delante de una gran oportunidad para mejorar los temas de licenciamiento, las problemáticas de internet y también nuestros problemas técnicos relacionados con dispositivos y máquinas. Se pudo dar un gran paso como organización”. Para el mes de febrero se planteó identificar los inconvenientes técnicos y conocer el estado de la red. De acuerdo con Christian, la idea de esta fase era “darle al usuario la perspectiva de que está trabajando con una herramienta que de verdad funciona, y funciona bien”. Para marzo y abril, el enfoque estaba en reestructurar el licenciamiento para que las licencias fueran adecuadas para las necesidades de cada usuario. Ahí también actualizaron las computadoras que llevaban Windows 7 y versiones anteriores de Office.  Con las licencias reestructuradas se pudo, finalmente, entre junio y agosto, dar capacitaciones, realizando cerca de 20 talleres durante dos meses, y realizar pequeños proyectos para concluir el proceso de adopción y empoderar a los usuarios con las soluciones que trae Office 365. 

Las dinámicas implementadas en la última etapa de la adopción fueron cruciales para generar en los usuarios curiosidad acerca de las herramientas de Office 365. Por medio de una plataforma que nombraron “Tips”, todos los jueves la compañía enviaba un consejo sobre una de las aplicaciones de la herramienta y luego después, realizaron un concurso para evaluar el conocimiento que el usuario tenía de lo que se estaba implementando, esto hizo que la adopción se volviera más atractiva del punto de vista del usuario.

Para Farmaenlace,

“esta adopción ha representado para nosotros un avance. La gente está más interesada en autocapacitarse, buscan en internet y descubren miles de tutoriales de cómo hacer las cosas”. 

Farmaenlace a la nube

La adopción en Farmaenlace les brindó muchas posibilidades para recrear y optimizar algunos procesos de apoyo. El sistema de reserva de salas, que antes lo hacían con una solución desarrollada internamente, fue trasladado a Office 365 por medio de Outlook, dándoles mucho más visibilidad y claridad al proceso. Christian señala que “la expectativa de los usuarios era muy alta y se logró cumplirla, dejándolos muy satisfechos con el resultado de la migración de la reserva de salas a Outlook, debido a la agilidad de la herramienta”.

Con la capacitación para OneDrive, la mayoría de los archivos fueron movidos para la nube, haciendo de Farmaenlace una compañía más segura y más responsable con la protección de los datos que maneja.

Con Flow, la compañía optimizó varios procedimientos, entre ellos: 

• Mensajería Interna, para el cual también utilizan a Planner y SharePoint; 
• Solicitud de anticipos para gastos de viajes y pago de proveedores, cuyas solicitudes con la implementación de los formularios incluso aumentó, dado a que el proceso requiere muchas aprobaciones y todo se volvió más rápido con las soluciones en la nube que permite a los Gerentes realizar las aprobaciones desde sus teléfonos móviles desde cualquier lugar. 

Todos esos eran procedimientos que eran hechos de manera manual, como formularios firmados, hojas de papel que corrían el riesgo de ser dañadas, perdidas, etc. Y todo fue fácilmente arreglado con el uso de Teams como hub de comunicación y Flow como solución para los retos. 

Adicionalmente a estas soluciones, también desarrollaron tres aplicaciones en Flow, una para los procedimientos de Reporte de Siniestros, otra para requerimientos Mentacateting (que es el catering con el que trabaja Farmaenlace para todo el tema de alimentos y almuerzos), Regularización de Almuerzos, y una más para el Formulario de Extras, que en especial les encantó a los usuarios. Esta última solución fue desarrollada para arreglar problemáticas que enfrentaban en su comedor. Ahí contaban con un procedimiento que dependía de muchos factores para funcionar, se hacía todo manualmente y después pasaban la información a Excel, pero al trasladar el proceso a Office 365 obtuvieron acceso desde su teléfono móvil o por las tabletas instaladas en el espacio, así se volvió mucho más sencillo registrar los alimentos extras que están disponibles en el comedor, sin grandes preocupaciones sobre si el valor o los datos del colaborador se había escrito correctamente, contando con todo el proceso de registro automáticamente en un formulario de Forms dentro de una aplicación web hospedada en Azure, que también utiliza a SQL para el almacenamiento de los formularios generados. 

Los resultados y el porvenir

Office 365 es un mundo aparte y cada compañía hace los usos que más se adecuan a sus realidades, en Farmaenlace este proceso de adopción representó un gran cambio en lo que era la plataforma para la empresa, aumentando los niveles de productividad, seguridad y optimizando procesos. 

El uso de OneDrive creció un 90,99% al final de la implementación. Con la adopción, la compañía logró que la gente pasara a visualizar y editar archivos en SharePoint, aplicación que creció un 74.83%, ya que antes solamente la utilizaban para guardarlos. Skype les permitió hacer capacitaciones a distancia, ya que manejan una red de farmacias por todo el país y que tuvo un crecimiento de 72,72%. 

Con Outlook, que es una de las herramientas más difundidas en la organización, el trabajo de adopción hizo cambiar la cultura de la empresa, ya que el porcentaje de correos recibidos era más alto de la que de los correos leídos. Con un aumento de 86.77%, ahora el porcentaje de correos recibidos y leídos es igual, gracias a la importancia que se dio a todos los temas de colaboración durante la adopción. Christian señala que

“en Ecuador, no hay una compañía que está haciendo uso de las herramientas de Office 365 como ellos lo están haciendo”.

Esta transformación digital que sacó a Farmaenlace de algunos de sus procedimientos manuales les abrió muchas posibilidades para el futuro. De acuerdo las entrevistas realizadas al personal de Farmaenlace, .

“esta implementación es exitosa porque nos ayudó con algunas oportunidades de mejora. Nos trajo alternativas para los trabajos operativos, trabajos manuales, nos optimizó procedimientos que llevaban uno o dos días para convertirse en procesos que ahora se hacen automáticamente, permitiéndonos destinar estos recursos para otras actividades más estratégicas para la compañía. Todo esto al costo de las licencias necesarias para cada solución, lo que no sería posible si tuviéramos que desarrollar cada una de las soluciones que Office 365 nos brinda”

Articulo tomado de casos de Exitos de Microsoft :

https://customers.microsoft.com/es-es/story/732193-farmaenlace-pharma-office365-microsoft-teams-flow-powerapps-es-ecuador